Hovedmeny

Innføring av kollegaveiledning

Til sommeren skal det utføres pilot for kollegaveiledning ved TSS Oslo og TSS Drammen

I andledning innføring av kollegaveiledning så har TS ved sikkerhetssjef Kjersti Myklebust sendt ut et informasjonsskriv til alle operative ansatte.

Under kan dere lese brevet, som vi har kommentert litt for å si litt om hva vi synes om saken.

Bakgrunn

For å utvikle sikkerhetskulturen i Jernbaneverket, har Trafikk og marked utarbeidet en handlingsplan for sikkerhetskulturen i vår divisjon. Denne planen ligger som en del av den overordnede handlings­planen som skal føre til fornyet sikkerhetsgodkjenning for Jernbaneverket. Implementering av tiltakene vil skje stegvis, og samtlige tiltak i planen skal være implementert innen utgangen av 2013.

Gjennomgangstemaet for tiltakene er tilrettelegging. Vi ønsker å oppnå bedre etterlevelse, bedre organisatorisk læring, forbedre samarbeidet, etablere og ivareta relevant kompetanse og oppnå en robust organisasjon med en høy feiltoleranse. For å klare dette så må man ha systemer som tilrette­legger for dette både for operativt personell, for linjeledelse og for stabs- og støttefunksjoner – med andre ord for organisasjonen som helhet.

En forutsetning for alt forbedringsarbeid er at man faktisk vet hva som bør forbedres og hvorfor. Deretter kan man begynne å finne ut hvilke eventuelle tiltak som burde iverksettes. Målinger og rapporter som DNVs sikkerhetskulturrapport, gir et øyeblikksbilde av status for sikkerhetskulturen. Skal vi skape varige endringer og kontinuerlig forbedring, må vi også etablere ordninger som gir et kontinuerlig oppdatert bilde av status på sikkerhetsarbeidet i organisasjonen.

Innenfor andre sikkerhetskritiske bransjer er det etablert flere typer oppfølgingssystemer som skal bedre mulighetene for proaktivt sikkerhetsarbeid, som sørger for at man iverksetter nødvendige sikkerhetstiltak allerede før hendelser og ulykker inntreffer. Et eksempel på dette er en ordning som baserer seg på ”observasjon av normal drift”, hvor utvalgte personer som selv er operative til daglig blir med på helt ordinære vakter og observerer, evaluerer, gir veiledning og tilbakemelding og tar imot innspill på forbedringsforslag som er viktige for den operative driften.

Ved å bruke hver enkelt operativ medarbeider som en ressurs, vil organisasjonen på en systematisk og effektiv måte kunne fange opp systemsvakheter som gir seg utslag i variasjoner i arbeidspraksis, opplevde vanskeligheter og variasjoner i kunnskap og ferdigheter i utførelsen av det daglige arbeidet.

Trafikk og marked vil etablere et tilsvarende system, som er tilpasset vår organisasjon og til arbeids­situasjonen til de forskjellige gruppene operativt personale.

Systemet vil bli en del av det såkalte forbedringshjulet (”PUKK-hjulet” – Planlegge, Utføre, Kontrollere, Korrigere), for å kontrollere hvorvidt divisjonen faktisk har klart å implementere nye arbeidsrutiner, instrukser, regler og så videre, og hvordan disse fungerer i praksis i den spisse enden.

Dette er en helt ny måte for oss togledere å kunne få sagt og vist vår mening angående nye og eksisterende regler, instrukser og prosedyrer. Her kan vi få stor innvirkningskraft på hvordan disse skal kunne bli best mulig!

I flyselskapene blir dette systemet kalt supervision. Oversatt til norsk har ordet ”supervise” en betyd­ning som ligger et sted mellom det å holde oppsyn med, følge opp, støtte og veilede. I mangel av et norsk ord som dekker alt dette samtidig, har vi valgt å bruke ordet kollegaveiledning.

Det er viktigå se dette i sammenheng med mange av de andre tingene som innføres på arbeidsplassen vår om dagen. Simulatorsenteret på Grorud vil også være en del av dette. Vi vil her få dager hvor vi kan trene på forskjellige scenarier, og å få faglig påfyll. Kollegaveiledning er en annen måte for å oppnå akkurat det samme. Her har vi en kollega vi stoler på, som ser på hvordan vi utfører jobben vår – og som gir oss tips og tilbakemeldinger for at vi hver enkelt skal bli enda bedre, og enda sikrere i hva vi foretar oss i sikkerhetstjenesten.

Kollegaveiledning i Trafikk og marked

Formål

Formålet med ordningen er:

Å bedre kompetanse og etterlevelse av regler og instrukser, gjennom:

  • Støtte og veiledning
  • Erfaringsoverføring og etablering av “beste praksis”
  • Etablering av system for kontinuerlig forbedring av tekniske, menneskelige og organisasjonsmessige faktorer ved å:
  • Avdekke feil og svakheter, spesielt mht i samhandlingen mellom teknikk, menneske og organisasjon (systemfeil) Eks Instrukser som ikke er hensiktsmessig og dermed ikke blir etterlevd.
  • Innhente forbedringsforslag.
  • Iverksetting og oppfølging av tiltak
  • Oversikt og oppfølging av sikkerhetsnivået

Ved å bruke hver enkelt operativ medarbeider som en ressurs, vil organisasjonen på en systematisk og effektiv måte kunne fange opp systemsvakheter som gir seg utslag i variasjoner i arbeidspraksis, opplevde vanskeligheter og variasjoner i kunnskap og ferdigheter i utførelsen av det daglige arbeidet.

 Hvis vi tenker over dette – så gjør vi faktisk dette idag. Vi observerer alle til tider hva naboen gjør, og mange av oss spør og graver om det er noe vi lurer på. Vi snakker sammen om hensikten/tolkningen av regler og prosedyrer og vi veileder hverandre hvis det er noe vi lurer på. Alt som blir gjort med kollegaveiledningen er å sette dette i system, og sikrer at vi kan lære sammen!

Omfang og fremdriftsplan

Vi ønsker å etablere kollegaveiledning for alt operativt personell i divisjonen. Systemet må nødvendig­vis tilpasses de forskjellige gruppene av operativt personale, slik at det blir hensiktsmessig og godt verktøy både for hver enkelt og for divisjonen. Vi kommer derfor til å måtte innføre kollegaveiledning stegvis og bruke erfaringene fra hvert steg utviklingen i neste steg.

Det er besluttet at kollegaveiledning skal innføres for togledere og txp. Basert på erfaringene fra oppstarts­fasen, vil det tas en beslutning på om kollegaveiledning vil bli innført også for andre grupper i divisjonen.

  • Av praktiske årsaker, starter vi kollegaveiledningsprogrammet for togledere.
  • Vi iverksetter en pilot ved TSS Oslo og TSS Drammen. Kollegaveilederne i denne piloten kommer til å bli med i utviklingen av systemet.
  • Erfaringene fra denne piloten vil benyttes til videreutvikling av programmet, også for de andre gruppene.
  • Erfaringene fra piloten vil bli førende for både utviklingen og innføringen av systemet
  • Oppdatert informasjon vil bli gitt når vi har kommet i gang med piloten

 I piloten har vi muligheten til å gi innspill på hvordan dette fungerer i praksis. Vi oppfordrer medlemmene våre til å delta aktivt og hjelpe til med å få systemet så bra som mulig. De som blir kollegaveiledere vil være med på utforming av verktøyene som skal brukes(skjemaer osv.), og systemene for øvrig.

Beskrivelse av systemet:

Det følgende er en foreløpig beskrivelse av systemet, og vil være gjenstand for endring etter hvert som vi erfarer hva som fungerer og hva som må til av endringer

Gjennomføring av veiledningene

Alle som er underlagt kollegaveiledningssystemet har veiledning en gang pr år.

En kollegaveiledning skal være publisert på forhånd, slik at man vet når man skal ha dette Kollegaveiledninger trenger ikke nødvendigvis vare hele vakten. Et vesentlig poeng når man mottar kollegaveiledning, er at man utfører sitt arbeid på helt normal måte, slik man gjør det til daglig.

Veilederen vil under vakten først og fremst observere og ikke gripe inn og forstyrre i arbeidet. Veilederen skal oppfordre til kommentarer og spørsmål til prosedyrer, regelverk og tekniske installasjoner underveis, men man skal ikke gå inn i diskusjoner om slike temaer i perioder hvor dette kan forstyrre operasjonelle oppgaver.

Det som vurderes under kollegaveiledning, er hvordan den enkelte utfører arbeidet i daglige og den enkelte operatørs opplevelse av egen arbeidssituasjon, og hvordan systemet støtter opp under arbeidet gjennom regelverk, prosedyrer, rutiner, tekniske løsninger og tilrettelegging for øvrig.

Kollegaveilederen fyller ut et skjema underveis som er grunnlag for evaluering og gjennomgang (debrief) i etterkant av veiledningen.

Gjennomgang/debrief

Etter endt veiledning settes det av tid til en gjennomgang hvor man går gjennom observasjonene som veilederen har gjort. Den enkelte får tilbakemeldinger fra kollegaveileder om hva som fungerer godt og om eventuelle observasjoner av områder hvor man kan ha behov for å korrigere arbeidsmetoder, oppdatere seg på prosedyrer og lignende.

Gjennom diskusjon under debriefingen kan den enkelte komme med sine kommentarer til arbeids­metodikk, prosedyrer og andre forslag til systemforbedringer som vil bedre den operative hverdagen.

 Dette er et punkt som blir togledernes gylne mulighet til å få gitt innspill og ønsker om endringer i det som omhandler vår arbeidshverdag, f.eks. Prosedyrer, instrukser, regelverk osv.

Debriefingen kan også brukes til gjennomgang av spesielt utvalgte temaer som er felles for alle, som nye regler, prosedyrer og rutiner, når man har funnet at det er behov for dette.

Kollegaveilederne

Kollegaveilederne blir en ressursgruppe for Trafikk og Marked med et godt innblikk i de daglige operasjonene og utfordringene som oppleves ute i organisasjonen. De kommer til å kunne gi verdifulle innspill til forbedringsarbeidet i divisjonen. Kollegaveilederne vil også delta i faste møter, hvor man utveksler erfaringer, foretar oppsummeringer og gjør eventuelle justeringer i programmet.

Utvelgelse av kollegaveiledere

Utvelgelsen av kollegaveiledere vil bli foretatt gjennom valg. De operative velger kollegaveiledere blant sine kolleger innenfor sin sentral eller sitt område. Kollegaveilederne blir valgt for en gitt periode. Det er ingen begrensninger på hvor mange ganger man kan bli gjenvalgt som kollegaveileder. Valget er hemmelig, og blir man valgt ut som kollegaveileder, er det frivillig om man ønsker å takke ja til tjenesten. Antall kollegaveiledere og lengden på valgperioden er ikke fastsatt enda.

I flyselskaper hvor operative selv velger sine supervisors har man god erfaring med dette, da det viser seg at de aller fleste ønsker å bli veiledet av kolleger som både innehar gode faglige kvaliteter og som samtidig har de rette menneskelige egenskapene for å drive denne formen for veiledning og vurdering av egne kolleger og deres operative hverdag.

Mer informasjon om kollegaveilederrollen og valgordningen vil bli sendt ut i forkant av valget.

Kurs for kollegaveiledere

Kollegaveiledere skal gjennomgå et kurs som sikrer standardisering, det vil si en felles plattform og forståelse for hvordan kollegaveiledningene skal utføres, hva slags vurderinger som skal gjøres, gjennomføring av debrief og lignende. De kollegaveilederne som blir valgt ut nå i begynnelsen, vil også bli involvert i utviklingen av systemet.

Informasjon fra kollegaveiledninger

Kollegaveiledningene vil kunne gi viktige indikasjoner på hvordan sikkerheten er ivaretatt, spesielt mht kompetanse og etterlevelse. Et system for håndtering av informasjonen om forholdene som kollega­veiledningene avdekker vil bli utviklet i samarbeid med de tillitsvalgte. Utfylte skjemaer fra kollega­veiledningene vil behandles konfidensielt. Vurderingene fra kollega­veiledningene skal i første rekke brukes til å følge opp utviklingen av rutiner, kompetanse og etterlevelse over tid, slik at de viktigste forbedrings­områdene identifiseres og at effekten av tiltak kan måles.

Den enkelte mottar sin evaluering ved gjennomgangen med kollegaveileder.

Spesielle tilfeller

I spesielle tilfeller kan det tenkes at en operatør utfører sin tjeneste på en slik måte at det vurderes av kollegaveileder som direkte uforsvarlig å la vedkommende fortsette tjenesten uten videre. I slike tilfeller vil linjeleder få informasjon om dette. Linjeleder er ansvarlig for å iverksette tiltak (veiledning, opplæring, trening eller lignende) som sikrer at vedkommende kan ivareta oppgaver og ansvar på en forsvarlig måte.

 Vi vil her gjøre oppmerksom på at dette ikke er annerledes enn hva situasjonen er idag. Vi er alle pliktige på å så ifra til ledere om man ser noen som utfører sin tjeneste på en ulovlig/særdeles svak måte. Vi kan også nevne at i luftfarten hvor dette kommer fra, er det ca. 2 stk hvert år dette skjer med i forbindelse med supervision – av totalt 1800 ansatte. I disse tilfellene er det som oftest personlige problemer (økonomi, familiære osv) som er årsaken til at arbeidet blir utført på en slik måte.

Neste steg

I løpet av våren vil det bli avholdt et valg av kollegaveiledere på TSS Oslo og på TSS Drammen. Senere kommer alle til å velge sine kollegaveiledere innenfor sin sentral eller sitt område.

Vi oppfordrer alle til å tenke godt gjennom hvilke kolleger man ønsker skal inneha denne funksjonen, slik at vi får en gruppe med dyktige kollegaveiledere og et kollegaveiledningssystem som vi alle kan få størst mulig glede og nytte av!

 Vi oppfordrer alle våre medlemmer om å tenke godt igjennom hvem man ønsker som kollegaveiledere, og at man stemmer frem disse. Dette for å sikre at vi får de beste folkene til å utføre jobben! Vi håper også at de som får tilbudet sier ja, og tar det som det det faktisk er: En enorm tillitserklæring fra sine kolleger!

Med vennlig hilsen

Kjersti Myklebust

Sikkerhetssjef

 

No comments yet.

Legg igjen en kommentar

Takk for at du vil bidra. Vi vil ikke ha trakassering, trusler, personangrep, eller hatske meldinger på togleder.no. Vi forbeholder oss også retten til å slette kommentarer som ikke holder en saklig og respektfull tone..